一日の計画の立て方

一日の初めに「一日の計画を立てる」タスクを実行されていると思いますが、
このようなタスクを実行するとき、みなさまどのようにされていますか?

・Toodledoのような「母艦」からタスクを切り出して追加されていますか?

・GTDの「処理」ステップのような、何かしらの厳格な手順に従っていますか?

・基本的にはルーチンで一日の予定が自動生成されるようになっていて、
当日はイレギュラーな予定に合わせて微調整するだけ、という状態ですか?

また、一日の計画をしている途中でよく脱線してしまい
(計画が終わる前にタスクを実行してしまい、実行時間が伸びてしまう)、
そこから崩れてしまうことが多くて困っているのですが、
一日の計画を立てる際の脱線を防ぐためにされていることなどありましたら、
ぜひお聞きしたいです!

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ちなみに私の場合、脱線でよくあるパターンは以下のようなものです。

・何かしらの懸案事項(イシュー)に対する気づきが生まれたとき。
その気づきを考えながらまとめたり、調査検証をしたり、
ほかの人に質問する文章を考えたりする作業に取り組むうちに、
もとの計画タスクに戻ってこれなくなる。
(朝目覚めたときは頭が整理されてすっきりしている状態なので、
そのような気づきが特に生まれやすいのですが、
気づきやひらめきは「待ってくれない」のでむずかしいですね…)

・「この方針が決まらないと今日一日の予定が立たない」状況で、
未決の方針があるときに、その方針を検討して時間が経ってしまう。

・前日夜遅くまで取り組んで終わらなかった、
消化不良のタスクに手をつけてしまう。
(これが終わってから今日やることを決めよう、
と思っているうちに、かなりの時間を費やしてしまう)

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これめちゃくちゃ分かります。。とくに細々とした作業は今すぐやったほうが早いんじゃないかと思って、つい手を付けてしまいがちです。。

対策が打てているわけではないですが、自分の一日の計画を立てるタスクの手順を紹介します。

  • GoogleカレンダーでTaskChute Cloudに入っていないイベントがないか確認する
  • 1週間の目標シートを見て、まだ着手していないタスクを追加する
  • Todoistを見て、対応が必要なタスクを追加する

(こちら週次計画です)

細々としたタスク(5分くらいで終わるもの)が発生したらとにかくTodoistに雑に突っ込んで、基本的に明日やるようにしています。


脱線については、以下の記事の「内的脱線」のところが何かヒントになるかもしれません。

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@daichi さんありがとうございます!
週次計画の達成度が高くて素晴らしすぎます…!

以前はGTD的に運用していたTODOの母艦を持っていて、
それを1日の始まりに見る手順を入れていたのですが、
そうすると第4領域のタスク(例:HDDの中身を整理するなど)が
非常に捗ってしまい困ったことがありました…

そのため、TODOの母艦をチェックする手順を除外したのですが、
今度はタスクの計画中に脱線するようになり、第4領域のタスクを
どこからか見つけ出しては着手しているのですよね…

その記事を読んで気づいたのは、脱線には2つの段階があることでした。

  • 脱線には「思考の脱線」と「行動の脱線」の2段階がある
  • 思考の脱線は常に起こり、人間の意思でコントロールできるものではない
  • ただし、思考の脱線を行動の脱線にするかしないかはコントロールできる

こちら対策としてDynalistに内的中断メモを用意して、
一日の計画を立てたりしているときに使うようにしました。
実際にやってみると、あまり利用価値のないリストができるのですが、
これがなければおそらく脱線していたでしょうから、劇的な効果ですね!

また、TODOの母艦を使うと第4領域が捗ってしまう問題も、
内的中断がTODOの母艦に直接「収集」されてしまうことで
母艦に含まれる重要なタスクの比率が低くなることが原因なので、
これも内的中断メモによって解消されるかもしれません。

内的中断の頻度や傾向についてデータを取れることもわかったので、
当面はこれで運用してみて様子を見てみます!

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実際にDynalistで実験されていてすごい……!
またお困りごとあればぜひ投稿してくださいー!

自分もまだまだタスク管理の道半ばですが、bulebirdさんの試行錯誤が見れるだけでも学びがあるなぁと思いました。。!

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かなり試行錯誤されていると思うので参考になるかは分かりませんが…私が一日のクローズリストを作るときに使ってる手順をそのまま掲載してみます :^D

このリストの所要時間は15分程度です。

ちなみに、イシューのリストやすべてのタスクリストは、それぞれ毎週末に行う週次レビューおよび週次計画の中でアップデートされるので、毎日のクローズリスト作成の段階であまりリストを見直すことはないです。週末見直すし今やらなくていいかと思えている感じです。

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@jmatsuzaki さんありがとうございます!
1日の計画とは、日々更新されるさまざまなリストを俯瞰して
フィーリングで1日分のタスクを切り出すものだと思っていたのですが、
長い目で見ると重要なタスクに手をつけづらいと感じていました。
クローズリストの作成について明確な手順があることがわかり、
フィルターの使い方などを調べてみようと思いました!

質問なのですが、毎週末に行う週次レビューと週次計画が完了した時点で、
次週やる予定のタスクはもれなくClickUp上に書き出されていて、
すべてのタスクには開始日と期限日が設定されている状態になっているのでしょうか?

といいますのも、特に週の初めでは少なくとも数十個の残タスクがあって、
その中から今日やることをピックアップしてクローズリストを作ろうとすると、
「このタスクは気が進まないから明日以降でいいかな…」となってしまって、
どんどん先送り癖がついていくのですよね…

つまり、週末時点で次週の過ごし方に対するイメージができていて、
(特に緊急の差し込みがなければ)何曜日にはこれとこれをやる、という計画までできている。
言い換えれば、7日分のクローズリストがすでに実質8割くらいはできてしまっているので、
あとは当日タスクシュートに転記して微調整するだけでOK、という状態になっているのでしょうか?

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